För många småföretagare, frilansare och nystartade bolag är kontorshyran en av de största fasta kostnaderna. Samtidigt behöver du en professionell adress för ditt visitkort, din webbplats och dina registreringar hos Skatteverket och Bolagsverket. Lösningen heter virtuellt kontor. Här får du adressen, posthanteringen och telefonisvaret – men inget fysiskt kontor. Du betalar bara för tjänsterna du använder. För dig som vill ha en adress på Östermalm finns kontorshotell Stockholm med flexibla virtuella kontorslösningar.
Vad ingår i ett virtuellt kontor?
Ett virtuellt kontor är precis som det låter – du har ett kontor på pappret, men du sitter fysiskt någon annanstans. Hos Nybrogatan Business Center innebär det att du får en egen skylt i porten tillsammans med de andra företagen på adressen. Du får en egen postlåda, och receptionen hanterar din post och paket – de meddelar dig när något kommer, och du kan hämta det när du passerar. Du får också tillgång till receptionens telefonväxel med svarsservice – dina samtal besvaras i företagets namn, och du får meddelandet via telefon eller e-post. Vissa virtuella kontorslösningar inkluderar även ett antal timmars konferensrum per månad, så att du kan träffa kunder på en professionell plats när det behövs. För dig som behöver en prestigefylld adress men inte har behov av ett fysiskt kontor varje dag är detta en perfekt lösning.
För vem passar virtuellt kontor?
Virtuellt kontor passar perfekt för företagare som inte behöver en fast arbetsplats. Det kan vara konsulter som arbetar ute hos kunder, frilansare som föredrar att arbeta hemifrån, eller nystartade bolag som vill hålla nere kostnaderna de första åren. Det passar också för etablerade företag som vill testa en ny marknad eller ha en prestigeadress i Stockholm utan att hyra ett helt kontor. Ett vanligt användningsområde är för bolag som har verksamhet på annan ort men som vill synas i Stockholm – till exempel advokatbyråer, revisionsbyråer eller fastighetsmäklare. För dig som reser mycket i tjänsten är virtuellt kontor också en utmärkt lösning – du har en fast punkt där din post hanteras, oavsett var i världen du befinner dig.
Fördelar jämfört med eget kontor
Skillnaden mot att hyra ett eget fysiskt kontor är enorm. Med ett virtuellt kontor har du inga fasta kostnader för hyra, el, värme, städning eller IT. Du betalar en fast månadsavgift – ofta bara en bråkdel av vad ett riktigt kontor skulle kosta. Du slipper binda upp dig på långa kontrakt – uppsägningstiden är ofta bara en månad. Samtidigt får du samma prestigefyllda adress som de stora företagen på Östermalm. Dina kunder och samarbetspartners ser ingen skillnad på dig och ett etablerat bolag med eget kontor. Du syns i porttelefonen, din logotyp finns på skylten, och receptionen svarar i telefon i ditt företags namn. För den som värdesätter ett professionellt intryck men inte har budget eller behov av ett fysiskt kontor är virtuellt kontor en utmärkt kompromiss.
Skillnad mot coworking och kontorshotell
Många blandar ihop virtuellt kontor med coworking eller kontorshotell. Skillnaden är att i coworking delar du ett öppet kontorslandskap med andra. I kontorshotell har du ditt eget låsta rum, men du delar service. Virtuellt kontor har du inget fysiskt kontor alls – bara adressen och servicen. Virtuellt kontor är billigast, men du kan inte arbeta där. Kontorshotell är dyrare, men du har en egen arbetsplats. Coworking ligger mitt emellan. För dig som ibland behöver en plats att arbeta på men inte varje dag, kan en kombination av virtuellt kontor (för adress och post) och coworking (för dagar du behöver skriva eller ha möten) vara en smart lösning.
Registrering hos myndigheter
För att använda adressen från ett virtuellt kontor som din officiella företagsadress måste du registrera den hos Skatteverket och Bolagsverket. Det är inget krångligt – du fyller i en blankett och skickar in. Viktigt är att adressen får användas som postadress och som besöksadress om du har tillstånd från kontorshotellet (vilket du har). Du kan också använda adressen för fakturering, avtal och alla andra officiella handlingar. En fördel med en central adress på Östermalm är att den ser mer etablerad ut än en adress ute i en förort eller i en bostadsrätt. För dig som säljer tjänster till större företag eller offentlig sektor kan det göra skillnad. Många företag nekas uppdrag för att de saknar en ”riktig” företagsadress – med virtuellt kontor på Nybrogatan är det inget problem.
Pris – vad får du för pengarna?
Priset för ett virtuellt kontor varierar beroende på vad som ingår. Den enklaste varianten – bara adress och posthantering – kostar ofta 500–1 000 kronor i månaden. Lägg till telefonväxel och svarsservice för ytterligare några hundralappar. Vill du även ha tillgång till konferensrum eller coworkingplats tillkommer en kostnad per användning eller ett månadspris. Jämför det med att hyra ett eget kontor på Östermalm – minst 10 000–20 000 kronor i månaden för en liten tvårummare, plus el, städ, IT och andra driftkostnader. Virtuellt kontor är alltså en bråkdel av kostnaden för ett eget kontor, samtidigt som du får samma prestigefyllda adress. För nystartade företag med begränsad budget är det en perfekt väg in i affärsvärlden. När verksamheten växer kan du alltid uppgradera till ett fysiskt kontorsrum i samma hus – du behåller samma adress och telefonnummer.